1. NORMAS TÉCNICAS ICONTEC Y NORMA APA PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORME
Son pautas muy importantes a la hora de la presentación de un escrito, ya sea en trabajos, tesis, monografías, proyectos, ensayos, informes, etc. lo que se quiere llegar a obtener es un escrito con buena presentación, tanto estética como orto gráficamente, verificando unas márgenes, espacios y signos de puntuación, Teniendo en cuenta lo que son en la portada, el titulo claro y conciso del tema que se vaya a tratar, realizar una tabla de contenido sobre los temas, introducción, conclusión, notas de pie de página, cuerpo del trabajo, biografía, referencias, anexos, recomendaciones.
Se podría decir que el objeto central de estas normas, es establecer etapas y procedimientos que se deben seguir para obtener un buen resultado de la presentación de un trabajo de investigación.
Las normas técnicas no solo son utilizadas para presentar trabajos, también es aplicada en estándares de calidad para: empresas, hoteles, restaurantes, calidad, turística, personal, entre otros. Estas se aplican para certificar la calidad de los productos, servicios, infraestructura, personal calificado, entre otros.
La Nacionalización es la actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la actividad consta de los procesos de formulación, publicación. Dentro de estas normas encontraremos la norma técnica iconte colombiana 3588, 1486 y la norma Apa.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.
CLASIFICACIÓN DE LOS INFORMES SEGÚN LA NORMA TÉCNICA ICONTEC COLOMBIANA 3588
De acuerdo con los requerimientos de la entidad se clasifican en periódicos y esporádicos.
De acuerdo con el número de hojas en cortos y en extensos.
De acuerdo con el número de hojas, que se clasifican en:
•Cortos (hasta 10 hojas)
•Ejecutivo (hasta 3 hojas)
•Extensos (cuando exceden de 10 hojas)
•Ejecutivo (hasta 3 hojas)
•Extensos (cuando exceden de 10 hojas)
MÁRGENES
Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.
INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
La norma NTC 1486, establece las reglas para la presentación de un trabajo escrito, cualquiera que sea su nivel de profundidad.
Algunos de los trabajos que se pueden ejecutar bajo las pautas de presentación de esta norma son:
- Trabajos de introducción a la investigación
- Trabajo de grado
- Trabajo de investigación profesional
– Ensayo
El Manual de publicaciones de la APA contiene directrices para todos los aspectos relacionados con la redacción, especialmente en las ciencias sociales, desde la determinación de la autoría hasta la construcción de un cuadro para evitar el plagio, y para la precisión en las referencias bibliográficas.
El modelo se ha extendido a través del mundo y es uno de los preferidos por muchos autores e instituciones. Es utilizado frecuentemente para las citas a textos en un artículo, libro, Internet y otras formas de documentos; de hecho, muchas revistas científicas lo toman como único válido para la creación de citas y bibliografias en publicaciones.
NORMAS DE CALIDAD, APLICADAS A LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
elaboración de documentos es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados .Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas y otros tipos de documentos formales; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una correcto y excelente trabajo.
http://es.wikipedia.org/wiki/Estilo_APA
http://es.wikipedia.org/wiki/Estilo_APA
2. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
La presentación es un proceso en el cual un contenido de un tema se expone ante un auditorio u otro lugar, la presentación generalmente intenta informar y dar idea a una persona de algún tema.es la herramienta fundamental que guía a quien lo hace en el desarrollo de una exposición exitosa. Siempre que hacemos una presentación, nos mostramos individual o corporativamente, decimos quienes y qué tan profesionales somos. En muchas ocasiones, el éxito futuro de un proyecto depende de una buena presentación.
Las presentaciones son el medio por excelencia para comunicar conceptos, problemas, objetivos y resultados. Es el hilo conductor de una exposición enfatizando los conceptos centrales y manteniendo la atención del auditorio. La técnica de presentación sirve para informar, analizar problemas, tomar decisiones, formar y capacitar, y para facilitar la dinámica del grupo.
La presentación de la información institucional es una cuestión clave que toda empresa debe de tener para crecer, buscar socios, vender y explicar la esencia de la empresa a los demás. Lo importante de una buena presentación es despertar el interés y demostrar que se es diferente. Para lo cual se debe proyectar y transmitir seguridad.
En la presentación de la información institucional se encuentra estos:
- Quienes somos
- Visión
- Misión
- Que objetivos nos planeamos
- Porque surgió ( la necesidad de creación de la empresa )
- Principios
- Valores
- Productos o servicios que darán a conocer o ofrecer a la empresa
Debemos de tener en cuenta los aspectos relevantes Para la presentación de la información institucional
1. debemos por empezar por una pregunta clave ¿cuánto tiempo puedo quitarle a la persona?
2. cuando haya conocido a sus oyentes, decida cuál va a hacer el tono, para encontrar el punto de equilibrio. Ni muy gracioso ni muy aburrido.
3. 15 minutos de presentación y con 15 diapositivas son suficientes, con eso valoramos la capacidad para explicar lo más importante.
4. para la presentación de la información también utilizamos los medios tecnológicos, pancartas, folletos, las redes sociales, blog etc.
Algunas técnicas de comunicación escrita son:
7. LA VIGENCIA DE LA INFORMACIÓN Y TABLAS DE RETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL
3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan, y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones dentro de una empresa.
CLASES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:
Sistema automatizado: es un sistema donde se transfiere tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.
Un sistema de información consta de dos partes principales:
Parte operativa: son los elementos que forman la parte que la maquina se mueva y realice la operación deseada.
Parte de mando: Este debe ser capaz de comunicarse con todos los constituyentes de sistema automatizado.
Sistemas de mano: es un sistema donde la recopilación de la información es más lenta para almacenar en una herramienta tecnológica.
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Es aquella que se realiza de modo organizado por una institución y va dirigida a las personas y grupos del entorno social donde se realiza su actividad.
4. MEDIO DE COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación escrita (comunicación técnica impresa), a diferencia de la oral, no está sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e incluso puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica, y léxica, con respecto a la comunicación oral entre dos o más individuos.
La primera escritura, fue la cuneiforme o pictográfica con símbolos que representaban objetos. Posteriormente se desarrollaron elementos ideográficos.
1. Técnicas de comunicación escrita
La comunicación escrita, a diferencia de la oral, no está sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral.
- El resumen
- El ensayo
- La carta
- El memorando
- El periódico
Algunas técnicas de comunicación escrita son:
El ensayo
El ensayo consiste en la defensa de un punto de vista personal y subjetivo en forma de prosa, sobre un tema
El resumen
El resumen es una representación abreviada y precisa del contenido de un documento, sin interpretación crítica y sin distinción del autor del análisis; es una breve redacción que recoge las ideas principales del texto.
El periódico
El periódico es una publicación de periodicidad constante (de ahí su nombre), generalmente diaria, con el propósito fundamental de informar objetivamente a la ciudadanía de los acontecimientos más importantes sucedidos recientemente.
La carta
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
El memorando
El memorando es un documento interno e informal que se utiliza en las oficinas para comunicar información que tiene importancia para los miembros de la empresa.
5. NORMATIVIDAD PARA VALIDAR INFORMACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CALIDAD ENFOCADA EN LA CALIDAD DE LOS RECURSOS HUMANOS
La norma ISO 9001-2008 trata sobre
el recurso humano de una organización. Para que ésta pueda satisfacer a
sus clientes con productos de calidad debe tener, así mismo, un personal de
calidad. El recurso humano se considera de calidad:
Cuando es competente en base a cuatro aspectos:
educación, formación, habilidades y experiencia;
Cuando está consciente de la importancia de sus
actividades en relación con la calidad, y
Cuando está satisfecho.
Personal competente
Por competencia entiendo un “conjunto de
comportamientos observables que están causalmente relacionados con un desempeño
bueno o excelente en un trabajo concreto y en una organización concreta”
(Pereda, Berrocal y Sáenz, 2003, p. 15)
La norma ISO 9001-2008 considera que una persona es
competente cuando cumple los requisitos de educación, formación, habilidades y
experiencia que la organización determina para cada puesto de trabajo.
La educación son los estudios mínimos que una
persona debe tener para un determinado puesto.
La formación específica para dicho puesto son todos
aquellos conocimientos adicionales que son necesarios para desempeñar las
actividades de un puesto. Puede ser, por ejemplo, especialización en
determinadas herramientas informáticas, o un carnet de manipulación de
alimentos, o cursos de técnicas analíticas concretos, o cursos sobre el manejo
de ciertas herramientas o maquinaria especial.
Las habilidades especiales de tipo práctico como
por ejemplo buena percepción ocular u olfativa, o la habilidad que debe tener
un vendedor. Estas habilidades, específicas para cada puesto, facilitan el
desempeño del mismo.
La experiencia mínima que el trabajador debe tener
en el puesto o en puestos similares y que incluye un período de prácticas
mínimo en la empresa.
Estas competencias son de tipo umbral, es decir,
las mínimas que debe tener una persona para realizar su trabajo con éxito, pero
no van a diferenciar a los trabajadores con desempeño excelente de los que
tienen un desempeño normal.
Las competencias son determinadas por la
organización para cada puesto mediante un análisis y descripción del puesto de
trabajo. Este análisis permite definir en qué consiste cada competencia,
establecer cuáles son los indicadores de comportamiento y fijar los niveles de
desempeño. De acuerdo con esta descripción del puesto se elabora el perfil de
requisitos mínimos que una persona debe cumplir para poder desempeñar las
funciones correspondientes al puesto de manera eficiente. Cuando el perfil de
un empleado se ajusta con el perfil del puesto se dice que ese empleado es apto
para el puesto y por tanto es competente.
Para ello, el departamento de RR.HH. necesita
elaborar un comparativo de perfiles de cada empleado, mediante el cual se
puedan contrastar los rasgos que ofrece el perfil del empleado con los
requisitos exigidos por el puesto, expresados mediante el perfil del puesto.
El comparativo de perfiles es una matriz en la que
se le da un peso a cada uno de los aspectos del perfil del puesto de acuerdo a
la relevancia que ese aspecto tiene. Se elabora una tabla de ponderación que
indicará en qué medida el perfil del empleado se ajusta al requerido.
La utilización de los perfiles del puesto y de las
tablas de comparación de perfiles son especialmente útiles en el proceso de
selección. El mejor candidato a un puesto será aquel que pueda demostrar,
mediante la superación de determinadas pruebas, que cumple con los requisitos
establecidos en el perfil del puesto.
Con esto, la empresa se asegura de que está
contratando un personal competente y que, por tanto, tras una básica
orientación e inducción al puesto, el rendimiento de ese empleado será
totalmente aceptable y en menor tiempo. Esto también reduce los costes en
capacitación.
Al mismo tiempo, los comparativos de perfiles de
cada empleado que ya está trabajando en la empresa, constituyen una fuente de
información para detectar posibles necesidades de capacitación que podrán ser
más o menos urgentes de acuerdo a la cantidad de aspectos en que difieran ambos
perfiles y a la relevancia del aspecto en el que se difiere para la ejecución
de las actividades de dicho puesto.
Otro punto importante que la organización debe
tener en cuenta para tener un personal competente y en el que la Norma
ISO hace mucho hincapié es la formación del empleado. Saber detectar a tiempo
las necesidades de capacitación y formación de un empleado es beneficioso tanto
para el individuo como para la organización ya que ayuda a reducir los costes
por errores o incumplimiento, sirve para reducir desperdicios y aumenta el
rendimiento. Además es un tema en el que la organización no debe descuidarse
debido a la rapidez con la que se producen los cambios y el peligro de la
obsolescencia profesional.
Las necesidades de capacitación y formación se
pueden detectar a través de la comparación de perfiles, preguntando al propio
empleado en qué aspectos necesita formarse, preguntando al superior inmediato
sobre qué aspectos considera que se debe formar a sus subordinados, a través
del resultado de las evaluaciones de desempeño y mediante el uso de técnicas
como la del grupo nominal.
Una vez identificadas todas las necesidades de
formación, la organización debe proveer entrenamiento o llevar a cabo acciones
para proporcionar la formación adecuada a cada trabajador de acuerdo con un
plan, que suele ser anual, que se llama plan de capacitación.
El contenido de cada uno de los programas que se
incluyen en el plan de capacitación puede estar destinado a satisfacer
objetivos diferentes pero siempre ha de cubrir las necesidades del individuo y
de la organización. Cada programa debe especificar claramente con qué objetivos
se realiza, la metodología que se empleará y los recursos necesarios.
Cada vez que la empresa ejecuta un programa de
capacitación o formación realiza una inversión en su capital humano. Por eso,
cada programa debe ir acompañado de un análisis de costo-beneficio que muestre
que el valor de las ventajas que se obtienen de dicha capacitación es mayor al
de los pagos que se realizarán por ella.
El plan de capacitación será efectivo cuando
consiga alcanzar los objetivos propuestos, que pueden ser un aumento en los
conocimientos del empleado, un desarrollo en habilidades concretas o un
cambio en las actitudes. Esto puede verificarse mediante la superación de pruebas
o exámenes que se toman después de la capacitación, mediante un aumento en el
rendimiento (aumento de la cantidad producida o disminución del tiempo empleado
sin que se afecte la calidad del producto), o al comprobar que disminuyen los
errores o defectos. También puede ser un indicador de efectividad la reducción
de accidentes o situaciones de riesgo y la disminución de conflictos.
Aunque la Norma ISO no indica que la evaluación
debe ser medible, debe intentarse, en la medida de lo posible, que la
efectividad de las capacitaciones pueda expresarse cuantitativamente en
términos monetarios. Sin embargo, en algunos casos esto es muy difícil por lo
que es suficiente con los comentarios del implicado o de su superior inmediato
y con el mantenimiento de la cualificación.
En los casos en los que el plan de capacitación no
arroje los resultados esperados habrá que determinar las causas y hacer los
correctivos necesarios. Pero lo que nunca se puede dejar de hacer es la
evaluación de dicho plan.
El encargado de coordinar todas estas actividades
es el departamento de RR.HH. que también debe estar preocupado por mantener los
registros apropiados de educación, formación, habilidades y experiencia de cada
empleado con el fin de poder evidenciar la competencia del personal.
Estos registros deben
contener:
La competencia requerida para el puesto de trabajo.
El cumplimiento de la competencia requerida por el
personal que realiza la actividad.
Las necesidades de formación detectadas.
El registro de la formación impartida.
El registro de la efectividad de la formación
impartida (informes)
Personal consciente
De acuerdo al punto 6.2.2.d de la Norma ISO
9001-2008, la organización debe asegurar que su personal es consciente de la
relevancia e importancia de sus actividades y cómo ellas contribuyen a la
consecución de los objetivos de calidad.
Basados en los principios de participación del
personal y de la orientación a procesos, tener un personal consciente es una
labor de formación y de creación de una cultura organizacional. Este aspecto
está también conectado con el punto 5.5.1 de la Norma ISO que nos habla de que
la Alta Dirección de la organización debe asegurar que las responsabilidades y
autoridades son definidas y comunicadas dentro de la organización.
Cada uno de los empleados debe entender que las
actividades que realiza en su trabajo no son actividades aisladas sino que
pertenecen a un momento de un proceso. Dentro de un proceso, todas las
actividades están tan íntimamente interconectadas que si una de ellas falla de
alguna manera le afectará a todo el proceso, con lo que no se conseguirá el
resultado esperado.
Conseguir esta conciencia es, a veces, un arduo
trabajo, que se va consiguiendo con una constante labor de comunicación interna
a través de carteleras, boletines, charlas, etc.
Para que los empleados sean conscientes de cómo con
su trabajo contribuyen a alcanzar los objetivos de calidad es fundamental que
conozcan cuáles son estos objetivos, y cómo se van logrando a medida que
desarrollan su actividad. Aunque parece obvio, sin embargo muchos directivos de
empresas de corte tradicional o de empresas familiares no están tan dispuestos
a facilitar esta información a los subordinados.
Personal satisfecho
Personal satisfecho es aquel personal motivado que
siente que tiene cubiertas sus necesidades personales, que se siente a gusto
con el trabajo que desempeña y estima que tiene estabilidad en él. Tiene la
tranquilidad suficiente como para dedicar todos sus esfuerzos físicos,
psíquicos e intelectuales a desarrollar su trabajo sin que tensiones o
preocupaciones ajenas a las actividades propias del puesto lo distraigan.
Esto no quiere decir que el puesto de trabajo haya
de ser relajado. Las dificultades normales que se presentan a diario, así como
el esfuerzo por hacer las cosas bien y a tiempo y la presión de la
competitividad constituyen un reto y una motivación que redunda en la
satisfacción del trabajo bien hecho.
El departamento de RR.HH. juega un papel importante
a la hora de mantener empleados satisfechos. Una adecuada administración de las
compensaciones ayuda a mantener la satisfacción del empleado con su trabajo y
con la organización. Una política inadecuada de compensación puede reducir el
nivel de satisfacción y afectar el ambiente de trabajo y la productividad en general.
Según Pérez Gorostegui (2004) se debe buscar el
equilibrio entre la satisfacción que deben procurar las compensaciones y la
garantía de la competitividad de la empresa y de sus productos. Las
compensaciones bien administradas motivan y alientan a los empleados que hacen
bien su trabajo, a los que están dispuestos a asumir nuevas responsabilidades y
a los que son leales. Además, se refuerzan estas conductas y sirven de ejemplo
ante los demás empleados. También refuerzan la imagen de la organización hacia
sus empleados.
Como parte de una buena política de administración
salarial, otro elemento que contribuye a la consecución de empleados
satisfechos son los incentivos y la participación en beneficios. Con ellos se
trata de estimular logros concretos ya que relacionan directamente la
compensación con el desempeño. No es necesario que los incentivos sean siempre
de tipo económico. También se suelen entregar placas conmemorativas,
certificados, u otro tipo de incentivos no monetarios que de igual manera producen
satisfacción a quien los recibe.
Otro elemento importante para la satisfacción del
personal lo constituyen las compensaciones indirectas, también llamadas
prestaciones extra salariales que el empleado recibe por el mero hecho de
pertenecer a la organización. Estas compensaciones indirectas hacen posible que
el individuo se integre más y mejor a la organización al percibir que ésta se
preocupa por sus problemas, y permiten satisfacer necesidades que no son
estrictamente económicas como por ejemplo de seguridad, de status, de
pertenencia o de autoestima.
Las principales compensaciones indirectas suelen
ser: los planes de pensiones, los seguros médicos, de vida o de accidentes, los
días libres o para asuntos propios, los servicios de cafetería y comedor, la
concesión de préstamos y anticipos, las membrecías en clubes sociales o
deportivos, las ayudas para educación o becas para los hijos o los servicios de
guarderías para empleados con hijos pequeños. Pero esta relación de
beneficios es parcial porque siempre es posible encontrar en alguna empresa una
prestación o servicio adicional. En este sentido lo determinante es la
imaginación y creatividad del departamento de RR.HH. y una adecuada
administración de dichas prestaciones y servicios.
Otro elemento que contribuye a una buena
productividad y a la satisfacción del empleado es el mantenimiento del área de
trabajo en condiciones cómodas y saludables. En el punto 6.4 de la Norma ISO
9001-2008 se define que el ambiente de trabajo está relacionado con aquellas
condiciones en las cuales se realiza el trabajo incluyendo los factores
físicos, ambientales o de cualquier otro tipo. En este punto, la norma
establece que la organización debe determinar y gestionar el ambiente de
trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto.
En este sentido es importante el estudio de los aspectos ergonómicos y de
seguridad e higiene en el área de trabajo. Es indudable que elementos como el
calor o el frío, los ruidos, los olores, la limpieza, el orden o la
peligrosidad, riesgo o dificultad que ciertos trabajos conllevan, influyen de
forma determinante en el desempeño de una persona. De ahí que las
organizaciones deben intentar controlarlos y crear condiciones lo más cómodas y
seguras posibles para que el trabajador pueda ser eficiente sin que se vea
afectado por estos elementos. Realizar un trabajo en condiciones incómodas o
inseguras crea en el trabajador un sentimiento de descontento pues le hace
pensar que la empresa no se preocupa por cómo realiza su trabajo.
Por último, las relaciones humanas entre compañeros
y con los superiores pueden contribuir también a crear un ambiente de trabajo
satisfactorio. No hay nada peor para el desempeño de un departamento o un grupo
de trabajo que un ambiente hostil o una mala relación con el superior. Por
esto, es frecuente que el departamento de RR.HH. realice periódicamente cursos
o actividades de integración, motivación y relaciones interpersonales. Algunas
empresas organizan actividades recreativas o deportivas para los empleados y
sus familias. Con esto se consigue liberar tensiones, fomentar la amistad y
camaradería, y aumentar el sentimiento de pertenencia a la organización.
También existen en algunas empresas servicios de psicología y orientación
que procuran detectar conflictos interpersonales antes de que ocurran y
solucionarlos mediante sesiones de orientación y terapias de tipo psicológico,
que pueden ser individuales o grupales según el caso.
Para determinar cuál es la situación o nivel de satisfacción
de los empleados, las organizaciones hacen evaluaciones periódicas. Esta
evaluación del clima laboral se hace mediante encuestas o entrevistas. En las
primeras se determinan los aspectos que se quieren medir y se hace una relación
de preguntas que el grupo a quien va dirigida la encuesta debe responder.
Después se tabulan de acuerdo a unas tablas fijadas previamente y de ahí se
obtienen los resultados sobre el clima laboral. En las entrevistas el
entrevistador va preguntando a un grupo seleccionado, sobre aquellos aspectos
más determinantes del clima laboral. Las ventajas de las encuestas son que
requieren menos tiempo, su alcance es mayor y suelen ser más baratas. Sin
embargo con las entrevistas se pueden determinar con mayor precisión los factores
claves que le afectan al clima laboral
Bibliografía
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aplicación de la norma UNE-EN-ISO 9001-2000, España
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la calidad, Implantación de un sistema de calidad según la norma
UNE-EN-ISO 9001-2000 www.AEC.com.
Chiavenato, I. (2007), Administración de recursos
humanos, McGraw Hill, México.
Dessler G., (2001) Administración de personal,
Pearson Educación, México.
Deming E., (1989) Calidad, productividad y
competitividad. La salida de la crisis, Díaz de Santos, Madrid.
Miró, Josep Morales, Mariano Judrez,
Peré, (2001) La Norma ISO 9001 Resumen para
directivos, GESTIÓN 2000, Barcelona.
NORMA ISO 9000-2005 Fundamentos y vocabulario
NORMA ISO 9001-2008 Sistemas de gestión de la
calidad. Requisitos
NORMA ISO 19011:2011 Guía para la
administración y conducción de auditorías
6. TIPOS DE COMUNICACIÓN
La comunicación es uno de los procesos más importantes y complejos que lleva a cabo el ser humano. Por ello es importante tomar conciencia y asumir el control de lo que comunicamos para ser eficientes y obtener el máximo de las personas y las situaciones.
Se estima que más de un 60% de nuestras actividades diarias involucran alguna forma de comunicación
- lo decimos a escribir
- a leer
- a hablar y
- a escuchar
http://www.cca.org.mx/lideres/cursos/redaccion/comunicacion/contenido_tiposcom.htm
La comunicación verbal
La comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de signos orales y palabras habladas o escrita: por medio de la representación gráfica de signos.
Hay múltiples formas de comunicación oral. Los gritos, silbidos, llantos y risas pueden expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más primarias de la comunicación. La forma más evolucionada de comunicación oral es el lenguaje articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y oraciones con las que nos comunicamos con los demás.
Las formas de comunicación escrita también son muy variadas y numerosas (ideogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas, graffiti, logotipos...). Desde la escritura primitiva ideográfica y jeroglífica, tan difíciles de entender por nosotros; hasta la fonética silábica y alfabética, más conocida, hay una evolución importante.
Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje
. La comunicación no verbal
En nuestro tiempo cada vez tienen más importancia los sistemas de comunicación no verbal.
Cuando hablamos con alguien, sólo una pequeña parte de la información que obtenemos de esa persona procede de sus palabras. Los investigadores han estimado que entre el sesenta y el setenta por ciento de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal; es decir, gestos, apariencia, postura, mirada y expresión.
La comunicación no verbal se realiza a través de multitud de signos de gran variedad: Imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...), sonidos, gestos, movimientos corporales, etc.
Una imagen vale más que mil palabras
https://blog.udemy.com/es/tipos-de-comunicacion-verbal-no-verbal-y-escrita/
Clasificación de los tipos de comunicación o Comunicación verbal: oral y escrita
La comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de signos orales y palabras habladas o escrita: por medio de la representación gráfica de signos.
Hay múltiples formas de comunicación oral. Los gritos, silbidos, llantos y risas pueden expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más primarias de la comunicación. La forma más evolucionada de comunicación oral es el lenguaje articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y oraciones con las que nos comunicamos con los demás
Las formas de comunicación escrita también son muy variadas y numerosas (ideogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas, graffiti, logotipos, entre otros). Desde la escritura primitiva ideográfica y jeroglífica, tan difíciles de entender por nosotros; hasta la fonética silábica y alfabética, más conocida, hay una evolución importante.
Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje.
Comunicación Oral
Utiliza el canal auditivo, pues uno percibe las palabras a través del oído
Se escuchan los diferentes fonemas de modo lineal, es decir, uno tras otro, ya que no una persona no dice dos palabras simultáneamente.
El emisor puede retractarse de lo que dice.
Existe interacción, feedback, retroalimentación entre los hablantes.
Las palabras a medida que se dicen se van, o sea la comunicación desaparece o es efímera y dura lo que permanece el sonido en el ambiente, no más tiempo.
Se utilizan soportes verbales y no verbales, así como elementos paraverbales al momento de la acción comunicativa. Movimientos, desplazamientos y distancias; gestos, tonos de voz, uso de apoyo visual y elementos tecnológicos, entre otros.
Comunicación escrita
Se percibe a través de la visión, pues las palabras se leen y, por ende, se utiliza el sentido de la vista. Esto causa una mayor concentración del lector, pues para entender la idea planteada debe analizar el contenido y evaluar las formas de la escritura o el sentido que tiene ésta.
La escritura posee un mayor nivel de elaboración que la comunicación oral, pues se tiende a tener más cuidado de las palabras que se plasman. Son importantes los elementos de acentuación, pues le darán sentido a la lectura; pausas, interrogaciones, tildes, comas, etc.
Existe la posibilidad de relectura, que el destinatario o lector revise las veces que desee el documento o escrito, pues este tipo de comunicación permanece en el tiempo (salvo que sea destruido).
No hay una interacción instantánea o directa entre emisor y receptor.
El soporte verbal que es la base en esta comunicación es la escritura, las palabras. Eso no implica que el texto no pueda llevar gráficos, dibujos o diseños, pero lo primordial será el léxico escrito.
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal se realiza a través de multitud de signos de gran variedad: Imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...), sonidos, gestos y movimientos corporales.
Características de la comunicación no verbal:
• Mantiene una relación con la comunicación verbal, pues suelen emplearse juntas.
• En muchas ocasiones actúa como reguladora del proceso de comunicación, contribuyendo a ampliar o reducir el significado del mensaje.
• Los sistemas de comunicación no verbal varían según las culturas.
• Generalmente, cumple mayor número de funciones que el verbal, pues lo acompaña, completa, modifica o sustituye en ocasiones.
Por nivel
Comunicación intrapersonal
Es la que mantienes contigo mismo, el diálogo interno. Esa voz de tu pensamiento consciente tiene total intimidad contigo, y puede decirte cosas que tu jamás dirías a otras personas. Esa voz eres tú; se trata de tu comunicación intrapersonal.
Es decir la comunicación intrapersonal es el conocimiento de los aspectos internos de si mismo: acceso al universo emocional interno, a la sucesión personal de sentimientos. Incluye la integridad personal, particularidad humana que se fortalece a través de la autoestima, la identidad, la autonomía, la humildad, la empatía, la capacidad de diálogo y los valores, factores indispensables para la construcción de contextos estables.
Facilita caminos para que recorramos nuestros ámbitos íntimos, cercanos y lejanos, de manera que la introspección nos otorgue imágenes del mundo emocional que habitamos. Nos otorga la facultad de darnos cuenta y de aceptarnos, y la habilidad de aplicar las propias maneras de actuar a partir de ese conocimiento, lo que nos permite organizar y dirigir la vida personal.
Comunicación interpersonal
La comunicación interpersonal se da entre dos personas que están físicamente próximas. Cada una de las personas produce mensajes que son una respuesta a los mensajes que han sido elaborados por la otra o las otras personas implicadas en la conversación.
Comunicación grupal
Es la que ocurre cuando un conjunto de personas conforman una unidad prácticamente identificable y realizan transacciones de mensajes para la interacción, convivencia y desarrollo del grupo en busca del cumplimiento de sus metas.
Comunicación pública
Todo acto por el cual una pluralidad de personas pueda tener acceso a la obra sin previa distribución de ejemplares a cada una de ellas.
No se considerará pública la comunicación cuando se celebre dentro de un ámbito estrictamente doméstico que no esté integrado o conectado a una red de difusión de cualquier tipo.
Modalidades tiene la comunicación pública
Entre otras:
- Las representaciones escénicas de obras dramáticas, dramático-musicales
- Las ejecuciones públicas de obras musicales, por cualquier procedimiento
- La proyección o exhibición pública de obras cinematográficas y audiovisuales
- La emisión de cualesquiera obras por radiodifusión u otro medio
- La transmisión y retransmisión
- La emisión o transmisión, en lugar accesible al público, mediante cualquier instrumento idóneo, de la obra radiodifundida. Cinematográficas y audiovisuales
- La emisión de cualesquiera obras por radiodifusión u otro medio
- La transmisión y retransmisión
- La emisión o transmisión, en lugar accesible al público, mediante cualquier instrumento idóneo, de la obra radiodifundida.
COMUNICACIÓN
Para otros usos de este término, véase Comunicación (desambiguación).
Un modelo simple de comunicación con un emisor que transmite un mensaje a un receptor.
La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra, alterando el estado de conocimiento de la entidad receptora. La entidad emisora se considera única, aunque simultáneamente pueden existir diversas entidades emisores transmitiendo la misma información o mensaje. Por otra parte puede haber más de una entidad receptora. En el proceso de comunicación unilateral la entidad emisora no altera su estado de conocimiento, a diferencia del de las entidades receptoras.
Los procesos de la comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como «el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante el habla, escritura u otro tipo de señales». Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.
El funcionamiento de las sociedades humanas es posible gracias a la comunicación. Ésta consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos. En la actualidad se entiende que el buen funcionamiento de la sociedad depende no sólo de que estos intercambios existan, sino de que sean óptimos en cierto sentido. Es en este punto de análisis dónde se incorpora la visión pro social, que entiende la comunicación no sólo como un medio de intercambio sino cómo un sistema de apoyo y bienestar para la masa social.
Desde un punto de vista técnico se entiende por comunicación el hecho que un determinado mensaje originado en el punto A llegue a otro punto determinado B, distante del anterior en el espacio o en el tiempo. También es un intercambio de ideas y conceptos, por medio del lenguaje en el que damos a conocer historias, experiencias mediante un proceso del emisor y receptor; basado a lo anterior unos de sus elementos principales son:
Código. El código es un sistema de signos y reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de estar organizado de antemano.
Canal. El proceso de comunicación que emplea ese código precisa de un canal para la transmisión de las señales. El canal sería el medio físico a través del cual se transmite la comunicación.
Ejemplo: el aire en el caso de la voz y las ondas hertzianas en el caso de la televisión. La radiocomunicación es un sistema de telecomunicación que se realiza a través de ondas de radio u ondas hertzianas.
En tercer lugar debemos considerar el emisor. Es la persona que se encarga de transmitir el mensaje. Esta persona elige y selecciona los signos que le convienen, es decir, realiza un proceso de codificación; codifica el mensaje.
El receptor será aquella persona a quien va dirigido el mensaje; realiza un proceso inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos elegidos por el emisor; es decir, descodifica el mensaje.
Naturalmente tiene que haber algo que comunicar, un contenido y un proceso que con sus aspectos previos y sus consecuencias motive el mensaje.
Las circunstancias que rodean un hecho de comunicación se denominan Contexto situacional (situación), es el contexto en que se transmite el mensaje y que contribuye a su significado.
Consecuencias de la comunicación: es positiva, cuando el receptor de la misma, interpreta exactamente lo que el emisor le envió; esto quiere decir que utilizaron el mismo canal de comunicación y es el objetivo primordial de la misma. Es negativa, cuando el receptor utiliza un canal de comunicación diferente al del emisor, y es muy frecuente que suceda este tipo de comunicación distorsionada, cuando el receptor no está anclado en la misma línea de comunicación;
Es conveniente que el emisor utilice un lenguaje claro y de acuerdo al nivel cultural del receptor para que el mensaje sea descifrado correctamente.
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n
7. LA VIGENCIA DE LA INFORMACIÓN Y TABLAS DE RETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL
En este sentido, todos los medios están expuestos a transferir información diaria de vigencia escasa, media y prolongada. los contenidos determinan también la vigencia de la información , pero no puede desligarse de la voluntad e interés del usuario.
Más de la mitad de esa información se almacena en soporte magnético y una cuarta parte en forma de films (fotografías, placas de rayos x y una muy pequeña parte en forma de cinta cinematográfica).
Más de la mitad de esa información se almacena en soporte magnético y una cuarta parte en forma de films (fotografías, placas de rayos x y una muy pequeña parte en forma de cinta cinematográfica).
Las tablas de retención o (TRD) es un Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Y por último la valoración documental. Puede ser definida según el diccionario de terminología archivística como la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Es el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencias, conservación y acceso de las series documentales.
El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.
Bibliografía:
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