1. NORMAS TÉCNICAS ICONTEC Y NORMA APA PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORME
Son pautas muy importantes a la hora de la presentación de un escrito, ya sea en trabajos, tesis, monografías, proyectos, ensayos, informes, etc. lo que se quiere llegar a obtener es un escrito con buena presentación, tanto estética como orto gráficamente, verificando unas márgenes, espacios y signos de puntuación, Teniendo en cuenta lo que son en la portada, el titulo claro y conciso del tema que se vaya a tratar, realizar una tabla de contenido sobre los temas, introducción, conclusión, notas de pie de página, cuerpo del trabajo, biografía, referencias, anexos, recomendaciones.
Se podría decir que el objeto central de estas normas, es establecer etapas y procedimientos que se deben seguir para obtener un buen resultado de la presentación de un trabajo de investigación.
Las normas técnicas no solo son utilizadas para presentar trabajos, también es aplicada en estándares de calidad para: empresas, hoteles, restaurantes, calidad, turística, personal, entre otros. Estas se aplican para certificar la calidad de los productos, servicios, infraestructura, personal calificado, entre otros.
La Nacionalización es la actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la actividad consta de los procesos de formulación, publicación. Dentro de estas normas encontraremos la norma técnica iconte colombiana 3588, 1486 y la norma Apa.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.
CLASIFICACIÓN DE LOS INFORMES SEGÚN LA NORMA TÉCNICA ICONTEC COLOMBIANA 3588
De acuerdo con los requerimientos de la entidad se clasifican en periódicos y esporádicos.
De acuerdo con el número de hojas en cortos y en extensos.
De acuerdo con el número de hojas, que se clasifican en:
•Cortos (hasta 10 hojas)
•Ejecutivo (hasta 3 hojas)
•Extensos (cuando exceden de 10 hojas)
•Ejecutivo (hasta 3 hojas)
•Extensos (cuando exceden de 10 hojas)
MÁRGENES
Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.
INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
La norma NTC 1486, establece las reglas para la presentación de un trabajo escrito, cualquiera que sea su nivel de profundidad.
Algunos de los trabajos que se pueden ejecutar bajo las pautas de presentación de esta norma son:
- Trabajos de introducción a la investigación
- Trabajo de grado
- Trabajo de investigación profesional
– Ensayo
El Manual de publicaciones de la APA contiene directrices para todos los aspectos relacionados con la redacción, especialmente en las ciencias sociales, desde la determinación de la autoría hasta la construcción de un cuadro para evitar el plagio, y para la precisión en las referencias bibliográficas.
El modelo se ha extendido a través del mundo y es uno de los preferidos por muchos autores e instituciones. Es utilizado frecuentemente para las citas a textos en un artículo, libro, Internet y otras formas de documentos; de hecho, muchas revistas científicas lo toman como único válido para la creación de citas y bibliografias en publicaciones.
NORMAS DE CALIDAD, APLICADAS A LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
elaboración de documentos es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados .Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas y otros tipos de documentos formales; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una correcto y excelente trabajo.
http://es.wikipedia.org/wiki/Estilo_APA
http://es.wikipedia.org/wiki/Estilo_APA
2. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
La presentación es un proceso en el cual un contenido de un tema se expone ante un auditorio u otro lugar, la presentación generalmente intenta informar y dar idea a una persona de algún tema.es la herramienta fundamental que guía a quien lo hace en el desarrollo de una exposición exitosa. Siempre que hacemos una presentación, nos mostramos individual o corporativamente, decimos quienes y qué tan profesionales somos. En muchas ocasiones, el éxito futuro de un proyecto depende de una buena presentación.
Las presentaciones son el medio por excelencia para comunicar conceptos, problemas, objetivos y resultados. Es el hilo conductor de una exposición enfatizando los conceptos centrales y manteniendo la atención del auditorio. La técnica de presentación sirve para informar, analizar problemas, tomar decisiones, formar y capacitar, y para facilitar la dinámica del grupo.
La presentación de la información institucional es una cuestión clave que toda empresa debe de tener para crecer, buscar socios, vender y explicar la esencia de la empresa a los demás. Lo importante de una buena presentación es despertar el interés y demostrar que se es diferente. Para lo cual se debe proyectar y transmitir seguridad.
En la presentación de la información institucional se encuentra estos:
- Quienes somos
- Visión
- Misión
- Que objetivos nos planeamos
- Porque surgió ( la necesidad de creación de la empresa )
- Principios
- Valores
- Productos o servicios que darán a conocer o ofrecer a la empresa
Debemos de tener en cuenta los aspectos relevantes Para la presentación de la información institucional
1. debemos por empezar por una pregunta clave ¿cuánto tiempo puedo quitarle a la persona?
2. cuando haya conocido a sus oyentes, decida cuál va a hacer el tono, para encontrar el punto de equilibrio. Ni muy gracioso ni muy aburrido.
3. 15 minutos de presentación y con 15 diapositivas son suficientes, con eso valoramos la capacidad para explicar lo más importante.
4. para la presentación de la información también utilizamos los medios tecnológicos, pancartas, folletos, las redes sociales, blog etc.
Algunas técnicas de comunicación escrita son:
7. LA VIGENCIA DE LA INFORMACIÓN Y TABLAS DE RETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL
3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un sistema de
información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes
relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan, y distribuyen
información para apoyar la toma de decisiones dentro de una empresa.
CLASES DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN:
Sistema
automatizado: es un sistema donde se transfiere tareas de producción,
realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos
tecnológicos.
Un sistema de
información consta de dos partes principales:
Parte operativa: son
los elementos que forman la parte que la maquina se mueva y realice
la operación deseada.
Parte de mando: Este
debe ser capaz de comunicarse con todos los constituyentes de sistema
automatizado.
Sistemas de mano: es
un sistema donde la recopilación de la información es más lenta para almacenar
en una herramienta tecnológica.
COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL
Es aquella que se
realiza de modo organizado por una institución y va dirigida a las personas y
grupos del entorno social donde se realiza su actividad.
4. MEDIO DE COMUNICACIÓN
ESCRITA
La comunicación escrita (comunicación
técnica impresa), a diferencia de la oral, no está sometida a los conceptos de
espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata
e incluso puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure
eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades
expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica, y léxica, con respecto a la
comunicación oral entre dos o más individuos.
La primera escritura, fue
la cuneiforme o pictográfica con símbolos que representaban objetos.
Posteriormente se desarrollaron elementos ideográficos.
1. Técnicas de comunicación escrita
La
comunicación escrita, a diferencia de la oral, no está sometida a los conceptos
de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es
inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello
escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las
posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica con
respecto a la comunicación oral.
- El resumen
- El ensayo
- La carta
- El memorando
- El periódico
Algunas técnicas de comunicación escrita son:
El
ensayo
El ensayo consiste en la defensa de un punto de
vista personal y subjetivo en forma de prosa, sobre un tema
El
resumen
El resumen es una representación abreviada y
precisa del contenido de un documento, sin interpretación crítica y sin
distinción del autor del análisis; es una breve redacción que recoge las ideas
principales del texto.
El
periódico
El periódico es una publicación de periodicidad
constante (de ahí su nombre), generalmente diaria, con el propósito fundamental
de informar objetivamente a la ciudadanía de los acontecimientos más
importantes sucedidos recientemente.
La
carta
Una carta es un medio de comunicación escrito por
un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
El
memorando
El memorando es un documento interno e informal que
se utiliza en las oficinas para comunicar información que tiene importancia
para los miembros de la empresa.
5. Julieta
6. TIPOS DE
COMUNICACIÓN
La comunicación es
uno de los procesos más importantes y complejos que lleva a cabo el ser humano.
Por ello es importante tomar conciencia y asumir el control de lo que
comunicamos para ser eficientes y obtener el máximo de las personas y las situaciones.
Se
estima que más de un 60% de nuestras actividades diarias involucran alguna
forma de comunicación
- lo decimos a escribir
- a leer
- a hablar y
- a escuchar
http://www.cca.org.mx/lideres/cursos/redaccion/comunicacion/contenido_tiposcom.htm
La
comunicación verbal
La
comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de signos
orales y palabras habladas o escrita: por medio de la representación gráfica de
signos.
Hay
múltiples formas de comunicación oral. Los gritos, silbidos, llantos y risas pueden
expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más primarias
de la comunicación. La forma más evolucionada de comunicación oral es el lenguaje
articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y
oraciones con las que nos comunicamos con los demás.
Las formas
de comunicación escrita también son muy variadas y numerosas (ideogramas,
jeroglíficos, alfabetos, siglas, graffiti, logotipos...). Desde la escritura
primitiva ideográfica y jeroglífica, tan difíciles de entender por nosotros;
hasta la fonética silábica y alfabética, más conocida, hay una evolución
importante.
Para
interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código,
que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje
. La
comunicación no verbal
En nuestro
tiempo cada vez tienen más importancia los sistemas de comunicación no verbal.
Cuando
hablamos con alguien, sólo una pequeña parte de la información que obtenemos de
esa persona procede de sus palabras. Los investigadores han estimado que entre
el sesenta y el setenta por ciento de lo que comunicamos lo hacemos mediante el
lenguaje no verbal; es decir, gestos, apariencia, postura, mirada y expresión.
La
comunicación no verbal se realiza a través de multitud de signos de gran variedad:
Imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...), sonidos, gestos,
movimientos corporales, etc.
Una imagen
vale más que mil palabras
https://blog.udemy.com/es/tipos-de-comunicacion-verbal-no-verbal-y-escrita/
Clasificación
de los tipos de comunicación o Comunicación
verbal: oral y escrita
La
comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de
signos orales y palabras habladas o escrita: por medio de la representación
gráfica de signos.
Hay
múltiples formas de comunicación oral. Los gritos, silbidos, llantos y risas
pueden expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más
primarias de la comunicación. La forma más evolucionada de comunicación oral es
el lenguaje articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas,
palabras y oraciones con las que nos comunicamos con los demás
Las formas
de comunicación escrita también son muy variadas y numerosas
(ideogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas, graffiti, logotipos, entre
otros). Desde la escritura primitiva ideográfica y jeroglífica, tan difíciles
de entender por nosotros; hasta la fonética silábica y alfabética, más
conocida, hay una evolución importante.
Para
interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código,
que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje.
Comunicación
Oral
Utiliza el
canal auditivo, pues uno percibe las palabras a través del oído
Se
escuchan los diferentes fonemas de modo lineal, es decir, uno tras otro, ya que
no una persona no dice dos palabras simultáneamente.
El emisor
puede retractarse de lo que dice.
Existe
interacción, feedback, retroalimentación entre los hablantes.
Las
palabras a medida que se dicen se van, o sea la comunicación desaparece o es
efímera y dura lo que permanece el sonido en el ambiente, no más tiempo.
Se
utilizan soportes verbales y no verbales, así como elementos paraverbales al
momento de la acción comunicativa. Movimientos, desplazamientos y distancias;
gestos, tonos de voz, uso de apoyo visual y elementos tecnológicos, entre
otros.
Comunicación
escrita
Se percibe
a través de la visión, pues las palabras se leen y, por ende, se utiliza el
sentido de la vista. Esto causa una mayor concentración del lector, pues para
entender la idea planteada debe analizar el contenido y evaluar las formas de
la escritura o el sentido que tiene ésta.
La
escritura posee un mayor nivel de elaboración que la comunicación oral, pues se
tiende a tener más cuidado de las palabras que se plasman. Son importantes los
elementos de acentuación, pues le darán sentido a la lectura; pausas,
interrogaciones, tildes, comas, etc.
Existe la
posibilidad de relectura, que el destinatario o lector revise las veces que
desee el documento o escrito, pues este tipo de comunicación permanece en el tiempo
(salvo que sea destruido).
No hay una
interacción instantánea o directa entre emisor y receptor.
El soporte
verbal que es la base en esta comunicación es la escritura, las palabras. Eso
no implica que el texto no pueda llevar gráficos, dibujos o diseños, pero lo
primordial será el léxico escrito.
Comunicación
no verbal
La
comunicación no verbal se realiza a través de multitud de signos de gran
variedad: Imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...), sonidos,
gestos y movimientos corporales.
Características
de la comunicación no verbal:
•
Mantiene una relación con la comunicación verbal, pues suelen emplearse juntas.
• En
muchas ocasiones actúa como reguladora del proceso de comunicación,
contribuyendo a ampliar o reducir el significado del mensaje.
•
Los sistemas de comunicación no verbal varían según las culturas.
•
Generalmente, cumple mayor número de funciones que el verbal, pues lo acompaña,
completa, modifica o sustituye en ocasiones.
Por nivel
Comunicación
intrapersonal
Es la que
mantienes contigo mismo, el diálogo interno. Esa voz de tu pensamiento
consciente tiene total intimidad contigo, y puede decirte cosas que tu jamás
dirías a otras personas. Esa voz eres tú; se trata de tu comunicación
intrapersonal.
Es decir
la comunicación intrapersonal es el conocimiento de los aspectos internos de si
mismo: acceso al universo emocional interno, a la sucesión personal de
sentimientos. Incluye la integridad personal, particularidad humana que se
fortalece a través de la autoestima, la identidad, la autonomía, la humildad,
la empatía, la capacidad de diálogo y los valores, factores indispensables para
la construcción de contextos estables.
Facilita
caminos para que recorramos nuestros ámbitos íntimos, cercanos y lejanos, de
manera que la introspección nos otorgue imágenes del mundo emocional que
habitamos. Nos otorga la facultad de darnos cuenta y de aceptarnos, y la
habilidad de aplicar las propias maneras de actuar a partir de ese
conocimiento, lo que nos permite organizar y dirigir la vida
personal.
Comunicación
interpersonal
La
comunicación interpersonal se da entre dos personas que están físicamente
próximas. Cada una de las personas produce mensajes que son una respuesta a los
mensajes que han sido elaborados por la otra o las otras personas implicadas en
la conversación.
Comunicación
grupal
Es la que
ocurre cuando un conjunto de personas conforman una unidad prácticamente
identificable y realizan transacciones de mensajes para la interacción,
convivencia y desarrollo del grupo en busca del cumplimiento de sus metas.
Comunicación
pública
Todo acto
por el cual una pluralidad de personas pueda tener acceso a la obra sin previa
distribución de ejemplares a cada una de ellas.
No se
considerará pública la comunicación cuando se celebre dentro de un ámbito
estrictamente doméstico que no esté integrado o conectado a una red de difusión
de cualquier tipo.
Modalidades
tiene la comunicación pública
Entre
otras:
- Las representaciones escénicas de obras dramáticas,
dramático-musicales
- Las ejecuciones públicas de obras musicales, por
cualquier procedimiento
- La proyección o exhibición pública de obras
cinematográficas y audiovisuales
- La emisión de cualesquiera obras por
radiodifusión u otro medio
- La transmisión y retransmisión
- La emisión o
transmisión, en lugar accesible al público, mediante cualquier instrumento
idóneo, de la obra radiodifundida. Cinematográficas y audiovisuales
- La
emisión de cualesquiera obras por radiodifusión u otro medio
- La transmisión y
retransmisión
- La emisión o transmisión, en lugar accesible al público,
mediante cualquier instrumento idóneo, de la obra radiodifundida.
COMUNICACIÓN
Para otros
usos de este término, véase Comunicación (desambiguación).
Un modelo
simple de comunicación con un emisor que transmite un mensaje a un receptor.
La comunicación es
el proceso mediante el cual se puede transmitir información de
una entidad a otra, alterando el estado de conocimiento de la entidad
receptora. La entidad emisora se considera única, aunque simultáneamente pueden
existir diversas entidades emisores transmitiendo la misma información o
mensaje. Por otra parte puede haber más de una entidad receptora. En el proceso
de comunicación unilateral la entidad emisora no altera su estado de
conocimiento, a diferencia del de las entidades receptoras.
Los
procesos de la comunicación son interacciones mediadas por signos entre al
menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.
Tradicionalmente,
la comunicación se ha definido como «el intercambio de sentimientos, opiniones,
o cualquier otro tipo de información mediante el habla, escritura u otro tipo
de señales». Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor
no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del
emisor para que el acto de comunicación se realice. En el proceso comunicativo,
la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada
hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica
el mensaje y proporciona una respuesta.
El
funcionamiento de las sociedades humanas es posible gracias a la comunicación.
Ésta consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos. En la
actualidad se entiende que el buen funcionamiento de la sociedad depende no
sólo de que estos intercambios existan, sino de que sean óptimos en cierto
sentido. Es en este punto de análisis dónde se incorpora la visión pro social,
que entiende la comunicación no sólo como un medio de intercambio sino cómo un
sistema de apoyo y bienestar para la masa social.
Desde un
punto de vista técnico se entiende por comunicación el hecho que un determinado
mensaje originado en el punto A llegue a otro punto determinado B, distante del
anterior en el espacio o en el tiempo. También es un intercambio de ideas y
conceptos, por medio del lenguaje en el que damos a conocer historias,
experiencias mediante un proceso del emisor y receptor; basado a lo anterior
unos de sus elementos principales son:
Código. El código es un sistema de signos y
reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de
estar organizado de antemano.
Canal. El proceso de comunicación que emplea
ese código precisa de un canal para la transmisión de las señales. El canal
sería el medio físico a través del cual se transmite la comunicación.
Ejemplo:
el aire en el caso de la voz y las ondas hertzianas en el caso de la
televisión. La radiocomunicación es un sistema de telecomunicación que se
realiza a través de ondas de radio u ondas hertzianas.
En tercer
lugar debemos considerar el emisor. Es la persona que se encarga de
transmitir el mensaje. Esta persona elige y selecciona los signos que le
convienen, es decir, realiza un proceso de codificación; codifica el mensaje.
El receptor será
aquella persona a quien va dirigido el mensaje; realiza un proceso inverso al
del emisor, ya que descifra e interpreta los signos elegidos por el emisor; es
decir, descodifica el mensaje.
Naturalmente
tiene que haber algo que comunicar, un contenido y un proceso que con sus
aspectos previos y sus consecuencias motive el mensaje.
Las
circunstancias que rodean un hecho de comunicación se denominan Contexto
situacional (situación), es el contexto en que se transmite el mensaje y que
contribuye a su significado.
Consecuencias
de la comunicación: es positiva, cuando el receptor de la misma,
interpreta exactamente lo que el emisor le envió; esto quiere decir que
utilizaron el mismo canal de comunicación y es el objetivo primordial de la
misma. Es negativa, cuando el receptor utiliza un canal de comunicación
diferente al del emisor, y es muy frecuente que suceda este tipo de
comunicación distorsionada, cuando el receptor no está anclado en la misma
línea de comunicación;
Es conveniente que el emisor utilice un lenguaje claro y
de acuerdo al nivel cultural del receptor para que el mensaje sea descifrado
correctamente.
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n
7. LA VIGENCIA DE LA INFORMACIÓN Y TABLAS DE RETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL
En este sentido, todos los medios están expuestos a transferir información
diaria de vigencia escasa, media y prolongada. los contenidos determinan también
la vigencia de la información , pero no puede desligarse de la voluntad e interés
del usuario.
Más de la mitad de esa información se almacena en soporte magnético y una cuarta parte en forma de films (fotografías, placas de rayos x y una muy pequeña parte en forma de cinta cinematográfica).
Más de la mitad de esa información se almacena en soporte magnético y una cuarta parte en forma de films (fotografías, placas de rayos x y una muy pequeña parte en forma de cinta cinematográfica).
Las tablas de
retención o (TRD) es un Listado de
series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Y por último la
valoración documental. Puede ser definida según el diccionario de terminología
archivística como la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar
y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales,
fijando los plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total
o parcial. Es el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer
los plazos de transferencias, conservación y acceso de las series documentales.
El objetivo de la
Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada
una de las fases de archivo.
Bibliografía:
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